今回は、こちらのご質問について、人材会社で２年間、代表取締役の専属秘書を務めていた私がご回答します。
今回は、専属秘書時代に目撃した「仕事出来る人がやっている７つの行動」と「気をつけるべきポイント」について、ご紹介します。
「いつも秘書の方で止まってします…」「二度目のアポイントに繋がらない…」という方に向けて、明日から使えるテクニックをまとめていますので、ぜひご活用ください。
Contents
仕事出来る人がやっている７つの行動
社長秘書として、出会った経営者の中で、商談が成立する方には「行動の共通点」がありました。
ここでは、電話とアポイントの場面に絞って、ご紹介をします。
お電話するとき
まずは、お電話にてアポイントを獲得する際に、行うべきの３つの行動をご紹介します。
１．在席時間を確認して、再度お電話する
社長宛に、１日に数十件の電話営業やメール営業があるのは、日常茶飯事のこと。
席を外されていることがほとんどのため、不在の旨をお伝えすると、「またこちらから電話します」と仰る方が９割ですが、２度目の電話が来ることはほとんどありません。
そんな中、「何日の何時頃でしたら事務所にいらっしゃいますか？」と聞いて下さって、お約束通りのお時間にお電話を下さる方がいらっしゃいます。
営業において、基本的なことではありますが、９割以上の方がこの対応が出来ていないんです。
秘書としても、何度もご丁寧にご連絡下さる方は、１度だけでもお繋ぎしたいと思うようになり、こちらからご案内することもあります。
たかが営業電話１本ではありますが、そこから秘書との信頼関係を築くことは、アポイントに一歩近づく大事な近道です。
２．秘書の名前を覚えている
社長宛のお電話が来る際、「秘書の方はいらっしゃいますか？」という方がほとんど。
そんな中、一度名乗ったことを覚えて下さっている方は「秘書の○○様は〜」と、お名前でお呼びして下さいます。
秘書としても、名前を覚えて下さっているのは嬉しいことですし、丁寧なお仕事が出来る方だなという印象を抱きます。
もし、秘書のお名前を確認できた場合は、「秘書」ではなく「○○様」とお呼びするようにしましょう。
３．秘書の前でも態度が変わらない
お話相手が秘書と分かると、タメ口になったり、相槌が適当になったりと、明らかに態度が変わる方がいらっしゃいます。
秘書としても、相手によって態度を変える方を、上司にお繋ぎしたいとは思いません。
電話をかけた瞬間から、アポイントが始まっているという気持ちで、気を引き締めて丁寧な対応をするよう、心がけましょう。
アポイントに伺ったとき
次に、実際にアポイントに伺う際に、行うべき４つの行動をご紹介します。
４．秘書にも名刺を渡す
ほとんどの方は、秘書に対してご挨拶はあっても、名刺を交換することはほとんどありません。
秘書としては、初めてお顔を合わせる場合もあり、ご準備してお待ちしていることもあります。
まずは、秘書に名刺をお渡しして、丁寧なご挨拶をすることで、信頼関係を構築出来るよう努めましょう。
５．アポイント後の予定を事前に確認する
その日のスケジュールによっては、アポイント時間が１５分ほどしか取れないということもあります。
そんな中、長々と世間話をしたり、経緯などのご説明に時間を割いていては、成果を得ることが出来ません。
スケジュールは、当日に変更になることもあるため、受付で秘書とお会いした際に「どの程度の時間を貰うことが出来るのか」を、確認をしてから挑むようにしましょう。
６．応接室へのご案内後、秘書にお礼をする
秘書が応接室へご案内した際、目の前に社長がいるため、大体の場合、そのままアポイントが開始されます。
そんな中、ご丁寧に秘書の方を振り返り、「ご案内ありがとうございます」と仰って下さる方も。
秘書も含めて、社員に対して丁寧に対応して下さる方は、長くお付き合いをしたいという印象が残ります。
こちらは、なかなか出来る方がいらっしゃらないため、意識的に行うと良いでしょう。
７．アポイント終了後、秘書にも挨拶をする
クライアント様によって、社長がそのままお見送りされて、終了の報告をいただくことがあります。
その際、ご丁寧に秘書のところまで足を運んで下さり、お礼をお伝えして下さる方も。
お客様のところへお伺いした際は、直接的な関わりはなくとも、関係者の方には、きちんとお礼をお伝えすると良いでしょう。
仕事出来る人がやっている７つの行動 まとめ
元社長秘書が実際に目撃した、仕事出来る人がやっている７つのことはこちら。
【お電話するとき】
・在席時間を確認して、再度お電話する
・秘書の名前を覚えている
・秘書の前でも態度が変わらない
【アポイントに伺ったとき】
・秘書にも名刺を渡す
・アポイント後の予定を事前に確認する
・応接室へのご案内後、秘書にお礼をする
・アポイント終了後、秘書にも挨拶をする
実際に出来ていることは、いくつありましたでしょうか。
明日からで使えるテクニックばかりですので、ぜひ活用してみてくださいね。
