今回は、こちらのご質問について、人材会社で2年間、代表取締役の専属秘書を務め、秘書として独立した私がご回答します。
また、「面接でどんなことを伝えたら良いんだろう…」と不安に思われている方に向けて、「面接のテクニック」もご紹介しています。
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未経験でも秘書になれます
![未経験でも秘書になれます](https://mari-kamanoi.com/wp-content/uploads/2021/07/business-819287_1280-300x199.jpg)
結論、未経験でも、秘書になることは出来ます。
理由:私が未経験でも秘書になれたから
私は、秘書としての経験もなく、秘書検定などの資格も持ち合わせていませんでしたが、代表取締役専属秘書として、二年間勤めていました。
特に、これといったスキルや知識もなかったんですが、職場での仕事が評価されて、営業事務から秘書に人事異動することが出来たんです。
そもそも秘書に求められること
秘書という仕事は、会社の中でも重要なポジションの方のサポートにあたるため、情報を口外しないことはもちろんのこと、上司の要望に応えるスピーディーな対応が求められます。
そのため、次のような点が、秘書の採用を行う上で重要なポイントとなります。
- 信頼できる人材であるか
- 上司が求める働きっぷりが出来るか
- 会社の風土や組織体制、内情を理解しているか
秘書の採用ルートは大きく分けて2つ
これらの条件をクリアする秘書を採用するため、多くの企業では、大きく分けて2つのルートから採用を行います。
- すでに働いている社員を、人事異動させる
- 信頼している転職エージェントから紹介を受ける
秘書としての条件を満たしているか、確認するにあたって、一番手っ取り早い方法は「すでに働いている社員」から選ぶこと。
そして、社員の数やスキルが足りていない、社員ではない「誰か」に任せたい、そのような場合に「転職エージェント」を利用しています。
未経験でも秘書になれるケースとは
では、人事異動以外に、未経験で秘書になる方法がないのかというと、そうではありません。
結論、未経験でも秘書になれるケースは、次の4つが挙げられます。
- とりあえず人が必要なとき
- 他業務と兼務するとき
- 人を育成する余力があるとき
- バイタリティを求めているとき
上から、順番に解説します。
とりあえず人が必要なとき
特に中小企業や、ベンチャー企業で多いのが、業務量に対して社員が足りておらず「とりあえず人が欲しい」とき。
前任が急遽退職してしまったり、繁忙期に伴って人を増員したいときなどに、とりあえず未経験の方も採用して、手伝ってもらいたいというケースがあります。
また、とりあえずの補充となる場合、正社員ではなく、派遣社員や契約社員で採用されるケースがほとんど。
今後のステップアップとして、どんな業務にも挑戦する姿勢で、望むと良いでしょう。
他業務と兼務するとき
秘書の求人において、広報や人事といった、他の業務と兼務するケースも。
そのような求人の場合、秘書以外の経験値を、重要視されていることがほとんど。
また、入社後は様々な業務を覚えながら、上司のサポートを行う必要があります。
広報や人事、マーケティングなど、その企業が欲しているスキルを持ち合わせている方は、積極的に応募してみましょう。
人を育成する余力があるとき
企業として、人を育成する余力があるときに、未経験でも採用されるケースがあります。
ただし、このような求人は、正社員としての採用を見込んだ「紹介予定派遣求人」で募集されることがほとんど。
派遣社員として勤務する期間に、能力を見極められるため、周りの社員との関係を上手く築きながら、意欲を持って成長する姿をアピールすると良いでしょう。
バイタリティを求めているとき
とくにベンチャー企業などでは、成長に対する意欲や姿勢、といったものが評価されることも。
秘書の経験はなくとも、その意欲や勢い、企業に対してのアツイ想いに、共感して採用されることがあります。
ただし、ベンチャー企業などの場合、マニュアルなどは用意されておらず、秘書業務だけではなく、幅広い業務を同時に任せられることがほとんど。
成長意欲を持って、どんなときもくじけずに、努力し続けられるタイプの方に、オススメをしています。
秘書未経験でも面接に通るコツ
![秘書未経験でも面接に通るコツ](https://mari-kamanoi.com/wp-content/uploads/2021/07/interview-4835116_1280-300x200.jpg)
結論は「バイタリティのアピール」です。
そもそも「指示待ち」だと厳しい
基本的に、秘書業務においては、自ら考え、自ら行動する力が求められます。
上司から細かく指示を受けることもありますが、常に「上司のために何が出来るか」という視点で仕事をする姿勢が求められます。
いちいち、上司が指示をしなくてはいけない人材だと、かえって上司に手間や迷惑をかけ、秘書の存在意義が問われることに。
次はこのような指示が来るだろう、例年だとこの動きを求められるだろう、そんな風に目の前のことだけでなく、「一歩先」にも気づける人材であることをアピールしましょう。
「何でもやります!」という姿勢
秘書という仕事は、一見華やかなイメージを持たれている方もいますが、実際は細かなスケジュール管理や社内調整、物品の準備など、泥臭い仕事もたくさんあります。
とくに、中小企業やベンチャー企業においては、人事や広報、総務との兼務を求められることもあり、業務の幅が多岐にわたることも。
面接においては、「基本的には、このような業務と想定していますが、求められることは何でもやります!」というように、バイタリティ溢れる人柄を伝えることが効果的です。
清潔な服装・丁寧な言葉遣いを
言うまでもありませんが、秘書は会社の顔として、来客や電話対応を行います。
面接に至るまでのメールや電話対応、面接時の服装・身なりは、担当者もチェックをしているため、細かなところまで気を配るようにしましょう。
外資系を除いて、派手な化粧や服装は、面接の場においては不要です。
清潔感のある、丁寧な印象を与えられるようにしましょう。
秘書未経験の場合「バイタリティ」が必要(まとめ)
![秘書未経験の場合「バイタリティ」が必要(まとめ)](https://mari-kamanoi.com/wp-content/uploads/2021/07/business-819293_1280-300x199.jpg)
未経験の方でも、秘書になれる可能性は十分にあります。
華やかな印象と、異なる仕事もたくさんありますが、上司の側でサポートできる秘書の仕事は、とてもやりがいがあります。
採用形態は様々ですが、正社員ではないから…といった理由だけで諦めず、コツコツ仕事に取り組むことで、未来の上司のお役に立てることも。
ぜひ、様々な業務に挑戦するバイタリティを持って、素敵な秘書になってくださいね。