未経験でも秘書になれる？【面接テクニックも紹介します】

今回は、こちらのご質問について、人材会社で２年間、代表取締役の専属秘書を務め、秘書として独立した私がご回答します。

また、「面接でどんなことを伝えたら良いんだろう…」と不安に思われている方に向けて、「面接のテクニック」もご紹介しています。

 

未経験でも秘書になれます

結論、未経験でも、秘書になることは出来ます。

 

理由：私が未経験でも秘書になれたから

私は、秘書としての経験もなく、秘書検定などの資格も持ち合わせていませんでしたが、代表取締役専属秘書として、二年間勤めていました。

特に、これといったスキルや知識もなかったんですが、職場での仕事が評価されて、営業事務から秘書に人事異動することが出来たんです。

 

そもそも秘書に求められること

秘書という仕事は、会社の中でも重要なポジションの方のサポートにあたるため、情報を口外しないことはもちろんのこと、上司の要望に応えるスピーディーな対応が求められます。

そのため、次のような点が、秘書の採用を行う上で重要なポイントとなります。

 

秘書の採用ルートは大きく分けて２つ

これらの条件をクリアする秘書を採用するため、多くの企業では、大きく分けて２つのルートから採用を行います。

 

秘書としての条件を満たしているか、確認するにあたって、一番手っ取り早い方法は「すでに働いている社員」から選ぶこと。

そして、社員の数やスキルが足りていない、社員ではない「誰か」に任せたい、そのような場合に「転職エージェント」を利用しています。

 

未経験でも秘書になれるケースとは

では、人事異動以外に、未経験で秘書になる方法がないのかというと、そうではありません。

結論、未経験でも秘書になれるケースは、次の４つが挙げられます。

上から、順番に解説します。

 

とりあえず人が必要なとき

特に中小企業や、ベンチャー企業で多いのが、業務量に対して社員が足りておらず「とりあえず人が欲しい」とき。

前任が急遽退職してしまったり、繁忙期に伴って人を増員したいときなどに、とりあえず未経験の方も採用して、手伝ってもらいたいというケースがあります。

 

また、とりあえずの補充となる場合、正社員ではなく、派遣社員や契約社員で採用されるケースがほとんど。

今後のステップアップとして、どんな業務にも挑戦する姿勢で、望むと良いでしょう。

 

 

他業務と兼務するとき

秘書の求人において、広報や人事といった、他の業務と兼務するケースも。

そのような求人の場合、秘書以外の経験値を、重要視されていることがほとんど。

 

また、入社後は様々な業務を覚えながら、上司のサポートを行う必要があります。

広報や人事、マーケティングなど、その企業が欲しているスキルを持ち合わせている方は、積極的に応募してみましょう。

 

人を育成する余力があるとき

企業として、人を育成する余力があるときに、未経験でも採用されるケースがあります。

ただし、このような求人は、正社員としての採用を見込んだ「紹介予定派遣求人」で募集されることがほとんど。

 

派遣社員として勤務する期間に、能力を見極められるため、周りの社員との関係を上手く築きながら、意欲を持って成長する姿をアピールすると良いでしょう。

 

バイタリティを求めているとき

とくにベンチャー企業などでは、成長に対する意欲や姿勢、といったものが評価されることも。

秘書の経験はなくとも、その意欲や勢い、企業に対してのアツイ想いに、共感して採用されることがあります。

 

ただし、ベンチャー企業などの場合、マニュアルなどは用意されておらず、秘書業務だけではなく、幅広い業務を同時に任せられることがほとんど。

成長意欲を持って、どんなときもくじけずに、努力し続けられるタイプの方に、オススメをしています。

 

秘書未経験でも面接に通るコツ

結論は「バイタリティのアピール」です。

 

そもそも「指示待ち」だと厳しい

基本的に、秘書業務においては、自ら考え、自ら行動する力が求められます。

上司から細かく指示を受けることもありますが、常に「上司のために何が出来るか」という視点で仕事をする姿勢が求められます。

 

いちいち、上司が指示をしなくてはいけない人材だと、かえって上司に手間や迷惑をかけ、秘書の存在意義が問われることに。

次はこのような指示が来るだろう、例年だとこの動きを求められるだろう、そんな風に目の前のことだけでなく、「一歩先」にも気づける人材であることをアピールしましょう。

 

「何でもやります！」という姿勢

秘書という仕事は、一見華やかなイメージを持たれている方もいますが、実際は細かなスケジュール管理や社内調整、物品の準備など、泥臭い仕事もたくさんあります。

とくに、中小企業やベンチャー企業においては、人事や広報、総務との兼務を求められることもあり、業務の幅が多岐にわたることも。

 

面接においては、「基本的には、このような業務と想定していますが、求められることは何でもやります！」というように、バイタリティ溢れる人柄を伝えることが効果的です。

 

清潔な服装・丁寧な言葉遣いを

言うまでもありませんが、秘書は会社の顔として、来客や電話対応を行います。

面接に至るまでのメールや電話対応、面接時の服装・身なりは、担当者もチェックをしているため、細かなところまで気を配るようにしましょう。

 

外資系を除いて、派手な化粧や服装は、面接の場においては不要です。

清潔感のある、丁寧な印象を与えられるようにしましょう。

 

秘書未経験の場合「バイタリティ」が必要（まとめ）

未経験の方でも、秘書になれる可能性は十分にあります。

華やかな印象と、異なる仕事もたくさんありますが、上司の側でサポートできる秘書の仕事は、とてもやりがいがあります。

 

採用形態は様々ですが、正社員ではないから…といった理由だけで諦めず、コツコツ仕事に取り組むことで、未来の上司のお役に立てることも。

ぜひ、様々な業務に挑戦するバイタリティを持って、素敵な秘書になってくださいね。